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Aufgaben des Ombudsmanns

Ombudsmann als Teil eines Compliance Systems

Der Begriff "Ombudsmann" hat inzwischen weite Verbreitung und Akzeptanz gefunden. Der Ombudsmann hat eine besondere Rolle bei der Vermittlung zwischen dem ihn beauftragenden Unternehmen und dritten Hinweisgebern auf mögliche Gesetzesverstöße im Umfeld des Unternehmens, vor allem im Bereich der Korruption und sonstiger Wirtschaftskriminalität.

Ein solches Hinweisgebersystem (auch "whistleblower"-System genannt), gilt als ein Kernelement eines Compliance-Systems eines Unternehmens. Viele bedeutende Unternehmen haben dieses eingeführt, etwa Daimler, MAN und Siemens. Natürlich haben die Unternehmen - so auch die Mitteldeutsche Flughafen AG - Systeme, in denen Mitarbeiter und Geschäftspartner  auch vertrauliche Hinweise auf mögliche Unregelmäßigkeiten geben können. Oft besteht aber die Sorge, dass sich ein solcher Hinweis nachteilig auf die Arbeits- oder Geschäftsbeziehung auswirken könnte.

Daher ist es eine wesentliche Aufgabe eines externen Ombudsmanns, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern als externer Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen, um auf vertraulicher Basis und unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgeber Hinweise auf einen Verdachtsfall entgegenzunehmen. Der anwaltliche Ombudsmann kann auf der Grundlage der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und des Zeugnisverweigerungsrechts den Hinweisgeber weitestgehend vor einer Offenlegung seiner Identität schützen. Der Name des Hinweisgebers wird ohne dessen ausdrückliche Zustimmung nicht preisgegeben, weder gegenüber der Unternehmen und seinen Mitarbeiterin, noch gegenüber Ermittlungsbehörden.

Ablauf für den Hinweisgeber

Der Hinweisgeber kann sich vertraulich an Herrn Rechtsanwalt Dr. Bauer wenden. Dies kann telefonisch, per Telefax oder per-E-Mail erfolgen. Selbstverständlich steht Herr Dr. Bauer auch für ein persönliches Gespräch in seiner Kanzlei zur Verfügung.

Durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, das anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht und durch eine persönliche Zusage ist gewährleistet, das der Name und die Identität des Hinweisgebers geschützt ist. Natürlich ist es Sinn des Ombudsmann-Systems dass der Ombudsmann die Hinweise auf Verdachtsfälle an  die ermittelnden Stellen des Unternehmens weitergegeben kann. Die Identität des Hinweisgebers wird aber nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung weitergegeben oder offengelegt. Geschützt ist schon die Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann, wenn Sie Zweifel haben, melden Sie sich bitte bei dem Telefonat damit, dass Sie Dr. Bauer als Ombudsmann sprechen wollen.

Die Kosten werden vollständig von dem Unternehmen im Rahmen eines Auftragsverhältnisses getragen. Der Auftrag umfasst es auch, die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu wahren. Auf Grund dieser Regelung entstehen dem Hinweisgeber unter keinen Umständen Kosten.

Wofür ist der Ombudsmann zuständig, und wofür nicht?

Wer einen Verdacht auf Korruption oder andere damit zusammenhängende Straftaten oder andere Unregelmäßigkeiten mitteilen möchte, kann sich an damit an den Ombudsmann wenden. Dies können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens selbst sein, oder Geschäftspartner und deren Mitarbeiter oder auch Dritte.

Dies gilt auch, wenn sich jemand selbst möglicherweise nicht korrekt verhalten hat. Auch er kann sich auf vertraulicher Basis  mit dem Ombudsmann beraten.

Allerdings ist der Ombudsmann keine allgemeine Beschwerdestelle. Wer sich z.B. vom Flughafenpersonal schlecht oder nicht ausreichend zuvorkommend behandelt fühlt, sollte sich an die dafür zuständige Stelle wenden. Dies gilt z.B. auch bei Problemen im Arbeitsverhältnis, die nichts mit Korruption oder ähnlichen Unregelmäßigkeiten zu tun haben. In Zweifelsfällen können Sie aber selbstverständlich den Ombudsmann ansprechen, der dann in einem Gespräch mit Ihnen feststellen wird, ob er zuständig ist oder wer sonst für Ihr Anliegen zuständig sein kann.

Vertraulichkeit

Sie können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden, also auch dem Ombudsmann Ihre Identität nicht offenbaren. Es ist dann allerdings auch für den Ombudsmann schwer zu beurteilen, ob er den Hinweis weitergeben soll. Auch das Unternehmen kann schwerer beurteilen, ob anonymen Beschuldigungen nachzugehen ist, wenn der Hinweisgeber auch gegenüber dem Ombudsmann anonym bleiben will. Für den Ombudsmann ist die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers von Bedeutung, die besser beurteilt werden kann, wenn der Hinweisgeber mit dem Ombudsmann persönlichen Kontakt gehabt hat.

Abschliessend ist noch einmal darauf hinzuweisen, dass der Ombudsmann ein anwaltiches Mandatsverhältnis mit seinem Auftraggeber, dem Unternehmen, hat. Er kann daher kein weiteres Mandantsverhältnis mit dem Hinweisgeber eingehen. Kern des Mandatsverhältnisses ist es aber, die Anonymität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen und Ermittlungsbehörden zu wahren.